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Reforma Tributária muda rotinas do contas a pagar

A aprovação da Emenda Constitucional nº 132, de 2023, que institui a Reforma Tributária, promove mudanças estruturais no sistema de tributação sobre o consumo no Brasil. Embora a proposta preveja simplificação no longo prazo, o período de transição, previsto para ocorrer entre 2026 e 2033, impõe ajustes imediatos às empresas, especialmente nas rotinas de contas a pagar, responsáveis pela gestão das saídas de caixa e pela validação de documentos fiscais e pagamentos.

 

Sistema tributário e contexto da reforma

Historicamente, o Brasil adotou um modelo de tributação sobre o consumo baseado em múltiplos tributos, como PIS, Cofins, IPI, ICMS e ISS, com incidência fragmentada entre entes federativos. Esse modelo será substituído por um Imposto sobre Valor Adicionado (IVA) Dual, conforme previsto na reforma tributária.

O novo sistema estabelece dois tributos principais: a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), de competência federal, e o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS), de competência compartilhada entre estados e municípios. Embora a base de cálculo seja unificada, a transição ocorrerá de forma gradual, com convivência simultânea entre o sistema atual e o novo modelo até 2033.

 

Impactos da transição para o contas a pagar

Durante o período de transição, as empresas precisarão operar com dois sistemas tributários em paralelo. Esse cenário exige atenção redobrada das áreas financeiras, em especial do contas a pagar, que será responsável por validar documentos fiscais emitidos sob regras distintas e garantir a correta execução dos pagamentos.

A coexistência de regimes demanda ajustes nos processos de conferência, classificação tributária e controle de valores, com impacto direto na rotina operacional.

 

Mudanças na apuração da CBS e do IBS

A criação da CBS e do IBS altera a lógica de apuração dos tributos sobre o consumo. Esses tributos substituem os atuais impostos federais, estaduais e municipais e passam a operar sob o princípio da não cumulatividade plena.

Para o contas a pagar, a mudança afeta diretamente a validação de boletos e notas fiscais, uma vez que a cobrança dos tributos deixa de ocorrer de forma embutida no preço. O imposto passa a ser destacado de maneira mais transparente nas operações.

 

Introdução do split payment

Outro elemento introduzido pela reforma tributária é o split payment (pagamento dividido). Nesse modelo, o recolhimento do tributo pode ocorrer no momento da liquidação financeira da operação.

Na prática, ao efetuar o pagamento a um fornecedor, o sistema financeiro poderá separar automaticamente a parcela correspondente ao tributo e direcioná-la ao Fisco. Essa mudança exige que o contas a pagar esteja integrado a sistemas capazes de conciliar corretamente os valores pagos ao fornecedor e os valores recolhidos a título de imposto.

 

Créditos tributários e não cumulatividade

A não cumulatividade plena prevista no novo sistema permite o aproveitamento de créditos tributários sobre aquisições realizadas pela empresa e necessárias à sua atividade.

Com isso, a gestão de créditos passa a depender diretamente da qualidade da documentação fiscal recebida. Para que o crédito seja válido, o imposto deve estar corretamente destacado e recolhido na etapa anterior da cadeia.

Cabe ao contas a pagar garantir que as notas fiscais sejam corretamente capturadas, validadas e registradas, evitando a perda de créditos tributários por falhas documentais.

 

Emissão e recebimento de documentos fiscais

A reforma tributária também implica alterações nos layouts dos documentos fiscais eletrônicos, como a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e).

Esses documentos precisarão comportar novos campos, alíquotas e códigos de tributação, incluindo aqueles relacionados ao Imposto Seletivo, tributo que incidirá sobre determinados produtos.

O contas a pagar deverá assegurar que os arquivos XML recebidos estejam em conformidade com as novas regras de validação, evitando rejeições, atrasos em pagamentos ou a geração de passivos fiscais.

 

Desafios operacionais na adaptação

A transição para o novo modelo tributário expõe fragilidades em processos financeiros que dependem de controles manuais. A adaptação exige revisão de rotinas, atualização de sistemas e reforço na governança de dados.

Os ERPs precisarão ser atualizados para refletir as novas regras, mas a parametrização adequada demandará acompanhamento constante, sobretudo em razão da convivência entre dois sistemas tributários por vários anos.

 

Riscos de autuações e inconsistências

Com a reforma, a fiscalização tende a operar de forma mais automatizada, com cruzamento eletrônico de dados. Divergências entre pagamentos realizados, documentos fiscais recebidos e informações declaradas poderão ser identificadas com maior rapidez.

Nesse cenário, o contas a pagar assume papel relevante na prevenção de riscos, ao evitar pagamentos indevidos, aceitar apenas documentos fiscais válidos e garantir o cumprimento das retenções e obrigações aplicáveis.

 

Capacitação das equipes financeiras

Além dos ajustes tecnológicos, a transição exige capacitação das equipes financeiras e fiscais. Os profissionais de contas a pagar precisarão compreender a nova lógica do IVA Dual, os impactos do split payment e as regras de crédito tributário.

A atuação deixa de ser restrita à execução de pagamentos e passa a envolver análise tributária e conferência técnica dos documentos.

 

Automação do contas a pagar no novo contexto

Diante das mudanças, a automação dos processos de contas a pagar passa a ser um fator relevante para garantir padronização e controle.

Soluções automatizadas permitem configurar regras fiscais, identificar a natureza das operações e aplicar corretamente os critérios tributários antes da liberação dos pagamentos.

 

Parametrização e validação automatizada

Plataformas especializadas possibilitam a parametrização tributária, com definição de regras conforme o tipo de fornecedor e a natureza da operação. Essa abordagem contribui para evitar pagamentos indevidos e inconsistências na apuração dos tributos.

Além disso, a captura automática de documentos fiscais diretamente dos ambientes oficiais reduz erros de digitação e melhora a qualidade das informações processadas.

 

Conferência integrada de documentos

A automação também viabiliza o cruzamento entre pedido de compra, nota fiscal e recebimento físico, fortalecendo os controles internos e garantindo que apenas documentos válidos e compatíveis com as regras tributárias sejam considerados para pagamento.

A Reforma Tributária, instituída pela Emenda Constitucional nº 132/2023, promove mudanças relevantes na tributação sobre o consumo e impacta diretamente as rotinas de contas a pagar. Durante o período de transição, as empresas precisarão adaptar processos, sistemas e equipes para operar simultaneamente com dois regimes tributários. A correta validação de documentos fiscais, a gestão de créditos tributários e a adequação às novas regras de apuração tornam-se elementos centrais para a conformidade fiscal e financeira no novo cenário.

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